La professione forense è caratterizzata da scadenze ed incombenti:
– le scadenze sono le attività da compiersi necessariamente entro una certa data (ad es., il deposito di una comparsa conclusionale);
– gli incombenti sono invece le attività da compiersi possibilmente entro la giornata (ad es., la preparazione della comparsa conclusionale in vista del deposito).
Il rapporto tra incombenti e scadenze è, quindi, spesso di mezzo a scopo.
Per la gestione delle scadenze, è utile un’agenda digitale in cloud (ad es., Google Calendar), cioè accessibile in lettura e scrittura da qualunque dispositivo -desktop e mobile- dell’avvocato (ed eventualmente dei suoi collaboratori): in qualunque posto si trovi (ad es., in fila per l’udienza) e con qualunque device in mano (ad es., uno smartphone), l’avvocato dovrebbe essere in grado di inserire, consultare, modificare e cancellare un evento in agenda senza doversi poi preoccupare, una volta tornato in ufficio, di sincronizzare l’attività stessa con i propri collaboratori e tutti gli altri dispositivi (computer, tablet), che in tal modo risultano infatti aggiornati automaticamente all’ultima modifica. Inoltre, siccome ogni operazione sull’agenda ha un suo proprio rischio di inesattezze, limitando la duplicazione manuale dell’intervento (che viene fatto una volta per tutte), si riducono di conseguenza anche i relativi rischi di errore, che peraltro non sarebbero superati neppure qualora si tenesse un’unica agenda cartacea: in questa, infatti, è comunque necessario riportare -cioè duplicare- le scadenze provenienti dall’anno precedente (tutte le udienze di PC tenute da novembre in poi di ogni anno generano scadenze ex art. 190 cpc nell’anno successivo), nonché le date di udienza, i cui rinvii ben possono riguardare anche più di due agende (il travaso delle udienze dalla vecchia alla nuova agenda cartacea è un rito di fine/inizio anno piuttosto rischioso oltreché abbastanza noioso). Nell’agenda digitale, invece, l’inserimento o la modifica della scadenza non riguarda il solo anno in corso, ed è inoltre possibile impostare un preavviso automatico (ad es., una email o un alert, un certo tempo prima del termine, sia esso nuovo o modificato), che nell’agenda cartacea richiederebbe invece apposito intervento come evento autonomo, nuovo o modificato.
Per la gestione degli incombenti, è utile una c.d. to-do-list, nella quale annotare -come in una sorta di “lista della spesa”- le attività da svolgere durante la giornata, sia quelle programmate perché dipendenti da una scadenza (ad es., “iniziare a preparare la conclusionale”), sia quelle che man mano germinano senza preavviso (ad es., “riferire al cliente la proposta transattiva appena ricevuta dal collega di controparte”).
Anche per la gestione degli incombenti sarebbe possibile ricorrere ad un software (ad es., Google task), con vantaggi analoghi a quelli appena visti per le scadenze. Per varie ragioni, tuttavia, è preferibile il cartaceo, cioè un vero e proprio foglio (come ad esempio questo) da tenere a portata di mano sul tavolo di lavoro, sempre disponibile per nuovi inserimenti estemporanei, per consultazioni a colpo d’occhio e per eventuali modifiche o integrazioni in corso d’opera. Tutte queste attività -considerato l’elevato numero di accessi in lettura e scrittura alla “lista”- sarebbero infatti meno agevoli ed immediate se compiute attraverso un software, che andrebbe ogni volta cercato, aperto, chiuso. Ma, tra le ragioni che militano a favore del cartaceo, posizione di rilievo hanno quelle di tipo strettamente psicologico, cioè i benefici che riguardano sia le cose da fare sia le cose fatte, ovvero: da un lato, non doversi più preoccupare di tenere in memoria non solo attività importanti, ma anche innumerevoli minuzie; dall’altro, valutare a fine giornata l’effettiva quantità di lavoro svolta, così da realizzare che, quanto dovrà essere ancora fatto il giorno dopo, semplicemente non si è avuto il tempo di farlo oggi, proprio a causa delle tante cose fatte.
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